HOME • Polityka prywatności
Polityka prywatności
1. Informacje ogólne
CHILLBERRY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rogoźnicy-Kolonii, Rogoźnica-Kolonia 2A, 21-560 Międzyrzec Podlaski, KRS: 0001097845, NIP: 5372681269, REGON: 528234580, zwana dalej Chillberry, Spółką lub Administratorem, wypełniając obowiązki wynikające z przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych, w tym Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, przekazuje informacje dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych.
Informacje zawarte w niniejszej Polityce prywatności pomagają zrozumieć, jakie dane osobowe zbiera i przetwarza Chillberry, w jakim celu są one wykorzystywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
2. Procesy przetwarzania danych osobowych w Chillberry
Chillberry zbiera i przetwarza dane osobowe w związku z:
- prowadzeniem strony internetowej www.chillberry.pl oraz komunikacją z osobami odwiedzającymi stronę,
- obsługą zapytań kierowanych do Spółki przez formularz kontaktowy, pocztę elektroniczną, telefon lub media społecznościowe,
- prowadzeniem newslettera dla konsumentów, w tym przesyłaniem informacji handlowych o produktach, promocjach i działaniach marketingowych Chillberry,
- obsługą formularza reklamacyjnego, przyjmowaniem i rozpatrywaniem reklamacji dotyczących produktów, w tym analizą przekazanych informacji i załączników fotograficznych,
- obsługą formularza dla klientów B2B, w tym zapytań biznesowych, przygotowaniem oferty oraz nawiązaniem i prowadzeniem współpracy handlowej,
- realizacją zamówień, sprzedażą, dostawą oraz dystrybucją produktów oferowanych przez Chillberry,
- obsługą płatności, rozliczeń, faktur, rachunków i dokumentacji księgowej,
- korzystaniem przez użytkowników ze strony internetowej, w tym z używaniem plików cookies oraz narzędzi analitycznych, marketingowych lub osadzonych treści, jeżeli są stosowane.
3. Kategorie danych przetwarzanych przez Chillberry
Chillberry zbiera i przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do zrealizowania celu, w którym zostały zebrane. W zależności od celu oraz podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych Chillberry może zbierać i przetwarzać w szczególności:
- dane identyfikujące, w tym imię, nazwisko, nazwę firmy, NIP, REGON lub inne dane konieczne do obsługi relacji handlowej,
- dane kontaktowe, w tym adres korespondencyjny lub dostawy, numer telefonu, adres e-mail,
- dane przekazywane w formularzach dostępnych na stronie internetowej, w tym treść zapytania, zgłoszenia, reklamacji albo zapytania B2B,
- dane związane z reklamacją produktu, w tym informacje o produkcie, numerze partii, okolicznościach zgłoszenia oraz fotografie wady produktu, frontu opakowania i tyłu opakowania z widocznym numerem partii, jeżeli są wymagane do weryfikacji zgłoszenia,
- dane związane z obsługą zapytań, zamówień, dostaw, reklamacji, rozliczeń i współpracy handlowej,
- dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, w szczególności adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o urządzeniu, przeglądarce i sposobie korzystania ze strony.
4. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania danych osobowych
4.1. Newsletter konsumencki i informacje handlowe
Dotyczy konsumentów, którzy zapisali się do newslettera lub wyrazili zgodę na otrzymywanie informacji handlowych o produktach, promocjach i działaniach marketingowych Chillberry. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przesyłania newslettera.
| Cel przetwarzania danych osobowych | Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych | Okres przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| przesyłanie newslettera konsumenckiego, informacji handlowych, informacji o produktach, promocjach i działaniach marketingowych Chillberry | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na otrzymywanie newslettera lub informacji handlowych; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci marketingu bezpośredniego własnych produktów, przy czym sprzeciw skutecznie wyłącza przetwarzanie w tym celu |
do wycofania zgody, rezygnacji z newslettera lub wniesienia skutecznego sprzeciwu, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, jeżeli jest to niezbędne |
| ustalenie, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami, w tym udokumentowanie zgłoszonych sprzeciwów wobec przetwarzania danych osobowych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; art. 17 ust. 3 lit. e RODO – prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Administratora |
okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikający z przepisów prawa |
4.2. Formularze kontaktowe oraz inne kanały kontaktu
Dotyczy osób fizycznych, które zadały pytanie, złożyły zgłoszenie lub przekazały dane kontaktowe za pośrednictwem strony internetowej, poczty elektronicznej, telefonu lub mediów społecznościowych Chillberry.
| Cel przetwarzania danych osobowych | Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych | Okres przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| kontakt w związku z pytaniem lub zgłoszeniem złożonym za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie internetowej | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora w postaci komunikacji z użytkownikami strony internetowej | okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na pytanie lub zgłoszenie, jednak nie dłużej niż do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych |
| prowadzenie komunikacji handlowej i marketingowej dotyczącej produktów oraz oferty Chillberry, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na utrzymywaniu kontaktu z klientami, kontrahentami i osobami zainteresowanymi ofertą lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, jeżeli jest wymagana | okres niezbędny do osiągnięcia celu, jednak nie dłużej niż do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w tym celu, a po tym czasie dane mogą być przetwarzane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń na podstawie art. 17 ust. 3 lit. e RODO |
| ustalenie, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami, w tym udokumentowanie zgłoszonych sprzeciwów wobec przetwarzania danych osobowych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; art. 17 ust. 3 lit. e RODO – prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Administratora |
okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikający z przepisów prawa |
4.3. Umowy, zamówienia, sprzedaż, dostawy i współpraca handlowa
Dotyczy osób fizycznych, klientów, kontrahentów, przedstawicieli kontrahentów oraz osób kontaktowych, których dane są przetwarzane w związku z ofertowaniem, realizacją zamówień, dostawą produktów, rozliczeniami, reklamacjami lub obsługą posprzedażową.
| Cel przetwarzania danych osobowych | Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych | Okres przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| przygotowanie oferty, zawarcie i wykonanie umowy, realizacja zamówienia, dostawa produktów, obsługa płatności, reklamacji i kontaktu posprzedażowego | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne, w tym podatkowe i rachunkowe; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora |
okres niezbędny do realizacji umowy lub zamówienia, a następnie okres wymagany przepisami prawa albo okres przedawnienia ewentualnych roszczeń |
| ustalenie, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami, w tym udokumentowanie zgłoszonych sprzeciwów wobec przetwarzania danych osobowych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; art. 17 ust. 3 lit. e RODO – prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Administratora |
okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikający z przepisów prawa |
4.4. Reklamacje produktów
Dotyczy osób zgłaszających reklamację produktu. W formularzu reklamacyjnym Administrator może wymagać danych niezbędnych do weryfikacji zgłoszenia, w tym danych kontaktowych, informacji o produkcie, numerze partii oraz fotografii dokumentujących wadę produktu, front opakowania i tył opakowania z widocznym numerem partii. Reklamacje można kierować również na adres reklamacje@chillberry.pl.
| Cel przetwarzania danych osobowych | Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych | Okres przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| przyjęcie, weryfikacja i rozpatrzenie reklamacji, kontakt w sprawie reklamacji oraz ewentualna realizacja wymiany produktu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań związanych z reklamacją; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zgłoszeń, dochodzeniu i obronie roszczeń; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne, jeżeli mają zastosowanie |
przez czas niezbędny do obsługi reklamacji, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń oraz okres przechowywania dokumentacji wymagany przepisami prawa, jeżeli powstanie dokumentacja księgowa lub rozliczeniowa |
4.5. Formularz B2B i współpraca biznesowa
Dotyczy klientów biznesowych, kontrahentów, potencjalnych kontrahentów, przedstawicieli kontrahentów oraz osób kontaktowych, które przekazują dane w celu zadania pytania biznesowego, uzyskania oferty, rozpoczęcia negocjacji, zawarcia lub wykonania umowy ze Spółką.
| Cel przetwarzania danych osobowych | Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych | Okres przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| obsługa zapytania B2B, przygotowanie oferty, prowadzenie negocjacji, nawiązanie i prowadzenie współpracy handlowej | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu bieżącego kontaktu biznesowego oraz dochodzeniu i obronie roszczeń |
do zawarcia lub realizacji umowy, do skutecznego sprzeciwu w zakresie przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń |
4.6. Płatności, rozliczenia i dokumentacja księgowa
Dotyczy osób fizycznych, klientów i kontrahentów dokonujących płatności, otrzymujących faktury lub inne dokumenty księgowe oraz osób kontaktowych wskazanych w celu obsługi rozliczeń.
| Cel przetwarzania danych osobowych | Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych | Okres przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| obsługa płatności, rozliczeń, faktur, rachunków oraz dokumentacji księgowej związanej ze sprzedażą i współpracą handlową | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | okres realizacji rozliczenia, a następnie okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa |
| kontaktowanie się z klientami i kontrahentami w celu obsługi płatności, wyjaśnień księgowych, reklamacji lub zapytań dotyczących zamówień | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | okres niezbędny do obsługi płatności, wyjaśnień księgowych, reklamacji lub zapytań dotyczących zamówień, a następnie okres przedawnienia ewentualnych roszczeń |
| prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz innymi przepisami szczególnymi | okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa |
| dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami z tytułu zawartej umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Administratora | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; art. 17 ust. 3 lit. e RODO |
okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikający z przepisów prawa |
4.7. Korzystanie ze strony internetowej, pliki cookies i podobne technologie
Dla wygody użytkowników strona internetowa www.chillberry.pl używa plików cookies w celach zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej oraz jej podstawowych funkcji, zapamiętywania ustawień i preferencji użytkownika, prowadzenia statystyk i analizy sposobu korzystania ze strony, ulepszania strony internetowej, jej treści oraz funkcjonalności, a także prowadzenia działań marketingowych i pomiaru ich skuteczności, jeżeli znajdują zastosowanie odpowiednie podstawy prawne.
Strona internetowa może korzystać z usług podmiotów trzecich, w szczególności dostawców narzędzi analitycznych, marketingowych, hostingowych, bezpieczeństwa, formularzy kontaktowych lub osadzonych treści. Administrator nie zawsze ma wpływ na zakres informacji zbieranych przez te podmioty w związku z korzystaniem z ich usług.
W związku z korzystaniem ze strony mogą być przetwarzane w szczególności dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, ustawieniach użytkownika, dacie i czasie wizyty, odwiedzonych podstronach oraz sposobie korzystania ze strony.
Podstawą prawną przetwarzania danych za pomocą cookies niezbędnych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu działania, bezpieczeństwa i prawidłowej obsługi strony internetowej. W przypadku cookies analitycznych, statystycznych, marketingowych lub reklamowych podstawą przetwarzania jest zgoda użytkownika, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Cookies mogą mieć charakter sesyjny, czyli być przechowywane do czasu opuszczenia strony internetowej lub zamknięcia przeglądarki, albo trwały, czyli być przechowywane przez czas wynikający z ustawień danego pliku cookies, konfiguracji narzędzia albo do czasu ich usunięcia przez użytkownika. Szczegółowy czas przechowywania poszczególnych cookies może wynikać z ustawień narzędzia zarządzania zgodami, ustawień przeglądarki lub dokumentacji dostawcy danego narzędzia.
Zgoda może zostać w każdym czasie cofnięta poprzez zmianę ustawień cookies w narzędziu zarządzania zgodami lub w ustawieniach przeglądarki, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
5. Uprawnienia przysługujące w związku z przetwarzaniem danych
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Chillberry przysługuje:
- prawo dostępu do danych osobowych na podstawie art. 15 RODO,
- prawo do sprostowania danych osobowych na podstawie art. 16 RODO,
- prawo do żądania usunięcia danych w przypadkach określonych w art. 17 ust. 1 RODO, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w art. 17 ust. 3 RODO,
- prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w art. 18 RODO,
- prawo do przenoszenia danych w przypadkach określonych w art. 20 RODO,
- prawo do wycofania zgody w dowolnej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
- prawo do wniesienia sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Chillberry,
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
W celu skorzystania z któregokolwiek z powyższych uprawnień można skontaktować się z Chillberry za pomocą adresu e-mail: hello@chillberry.pl lub drogą pocztową: CHILLBERRY sp. z o.o., Rogoźnica-Kolonia 2A, 21-560 Międzyrzec Podlaski, z dopiskiem dane osobowe.
6. Podejmowanie zautomatyzowanych decyzji
Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania wobec osób, których dane dotyczą, decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Ewentualne działania analityczne lub podstawowe profilowanie materiałów marketingowych nie wywołują skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie nie wpływają na osoby, których dane dotyczą.
7. Udostępnianie danych osobowych i odbiorcy danych
Chillberry stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby dane osobowe były bezpieczne, w tym zabezpiecza je przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem. Dane osobowe są przekazywane innym podmiotom wyłącznie wtedy, gdy zezwalają na to przepisy prawa. W takim przypadku w umowach przewidywane są postanowienia i mechanizmy bezpieczeństwa w celu ochrony danych oraz zachowania standardów w zakresie poufności i bezpieczeństwa.
Dostęp do danych osobowych mogą mieć:
- pracownicy, współpracownicy oraz osoby działające z upoważnienia Chillberry, którym dane są niezbędne do wykonania powierzonych zadań,
- dostawcy usług IT, hostingu, utrzymania i rozwoju serwisu internetowego oraz obsługi poczty elektronicznej,
- dostawcy narzędzi analitycznych, marketingowych, newsletterowych, formularzy kontaktowych i systemów zarządzania zgodami, jeżeli są wykorzystywane przez Spółkę,
- podmioty świadczące usługi wysyłkowe, logistyczne, fulfillment, magazynowe lub obsługę reklamacji na rzecz Administratora jako podmioty przetwarzające w rozumieniu art. 28 RODO,
- przewoźnicy, spedytorzy i brokerzy kurierscy w zakresie niezbędnym do realizacji dostawy, w tym dostawy produktu w ramach uznanej reklamacji,
- podmioty obsługujące płatności elektroniczne lub płatności kartą w zakresie niezbędnym do obsługi płatności,
- doradcy prawni, księgowi, podatkowi, audytorzy, podmioty windykacyjne oraz inne podmioty świadczące usługi doradcze w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności, rozliczeń, obsługi roszczeń lub wypełnienia obowiązków prawnych.
8. Reklamacje i przekazywanie danych podmiotom przetwarzającym
W celu przyjęcia, weryfikacji i obsługi reklamacji Administrator może przekazać dane osoby składającej reklamację, w tym dane kontaktowe, adresowe, informacje o produkcie oraz dokumentację fotograficzną, podmiotowi przetwarzającemu świadczącemu na rzecz Administratora usługi wysyłkowe, logistyczne, fulfillment, magazynowe lub obsługi reklamacji.
Przekazanie następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia oraz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, zgodnie z art. 28 RODO.
Jeżeli reklamacja zostanie uwzględniona i konieczna będzie wymiana produktu, podmiot przetwarzający odpowiedzialny za wysyłkę, logistykę lub fulfillment może nadać nowy towar bezpośrednio do klienta zgłaszającego reklamację, wykorzystując w tym celu wyłącznie dane adresowe i kontaktowe niezbędne do doręczenia przesyłki. W zakresie samego doręczenia dane mogą zostać przekazane przewoźnikowi, spedytorowi lub brokerowi kurierskiemu jako odbiorcy danych w zakresie koniecznym do realizacji dostawy.
9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Chillberry może przekazywać dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie wtedy, gdy jest to zgodne z przepisami RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innych właściwych mechanizmów prawnych.
10. Zmiany niniejszej Polityki prywatności
Mając na uwadze zasadę przejrzystości, Chillberry będzie regularnie dokonywać przeglądu i aktualizacji niniejszej Polityki prywatności poprzez opublikowanie jej nowej wersji na swojej stronie internetowej.
HOME • Polityka prywatności
Polityka prywatności
1. Informacje ogólne
CHILLBERRY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rogoźnicy-Kolonii, Rogoźnica-Kolonia 2A, 21-560 Międzyrzec Podlaski, KRS: 0001097845, NIP: 5372681269, REGON: 528234580, zwana dalej Chillberry, Spółką lub Administratorem, wypełniając obowiązki wynikające z przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych, w tym Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, przekazuje informacje dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych.
Informacje zawarte w niniejszej Polityce prywatności pomagają zrozumieć, jakie dane osobowe zbiera i przetwarza Chillberry, w jakim celu są one wykorzystywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
2. Procesy przetwarzania danych osobowych w Chillberry
Chillberry zbiera i przetwarza dane osobowe w związku z:
- prowadzeniem strony internetowej www.chillberry.pl oraz komunikacją z osobami odwiedzającymi stronę,
- obsługą zapytań kierowanych do Spółki przez formularz kontaktowy, pocztę elektroniczną, telefon lub media społecznościowe,
- prowadzeniem newslettera dla konsumentów, w tym przesyłaniem informacji handlowych o produktach, promocjach i działaniach marketingowych Chillberry,
- obsługą formularza reklamacyjnego, przyjmowaniem i rozpatrywaniem reklamacji dotyczących produktów, w tym analizą przekazanych informacji i załączników fotograficznych,
- obsługą formularza dla klientów B2B, w tym zapytań biznesowych, przygotowaniem oferty oraz nawiązaniem i prowadzeniem współpracy handlowej,
- realizacją zamówień, sprzedażą, dostawą oraz dystrybucją produktów oferowanych przez Chillberry,
- obsługą płatności, rozliczeń, faktur, rachunków i dokumentacji księgowej,
- korzystaniem przez użytkowników ze strony internetowej, w tym z używaniem plików cookies oraz narzędzi analitycznych, marketingowych lub osadzonych treści, jeżeli są stosowane.
3. Kategorie danych przetwarzanych przez Chillberry
Chillberry zbiera i przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do zrealizowania celu, w którym zostały zebrane. W zależności od celu oraz podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych Chillberry może zbierać i przetwarzać w szczególności:
- dane identyfikujące, w tym imię, nazwisko, nazwę firmy, NIP, REGON lub inne dane konieczne do obsługi relacji handlowej,
- dane kontaktowe, w tym adres korespondencyjny lub dostawy, numer telefonu, adres e-mail,
- dane przekazywane w formularzach dostępnych na stronie internetowej, w tym treść zapytania, zgłoszenia, reklamacji albo zapytania B2B,
- dane związane z reklamacją produktu, w tym informacje o produkcie, numerze partii, okolicznościach zgłoszenia oraz fotografie wady produktu, frontu opakowania i tyłu opakowania z widocznym numerem partii, jeżeli są wymagane do weryfikacji zgłoszenia,
- dane związane z obsługą zapytań, zamówień, dostaw, reklamacji, rozliczeń i współpracy handlowej,
- dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, w szczególności adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o urządzeniu, przeglądarce i sposobie korzystania ze strony.
4. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania danych osobowych
4.1. Newsletter konsumencki i informacje handlowe
Dotyczy konsumentów, którzy zapisali się do newslettera lub wyrazili zgodę na otrzymywanie informacji handlowych o produktach, promocjach i działaniach marketingowych Chillberry. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przesyłania newslettera.
| Cel przetwarzania danych osobowych | Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych | Okres przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| przesyłanie newslettera konsumenckiego, informacji handlowych, informacji o produktach, promocjach i działaniach marketingowych Chillberry | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na otrzymywanie newslettera lub informacji handlowych; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci marketingu bezpośredniego własnych produktów, przy czym sprzeciw skutecznie wyłącza przetwarzanie w tym celu |
do wycofania zgody, rezygnacji z newslettera lub wniesienia skutecznego sprzeciwu, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, jeżeli jest to niezbędne |
| ustalenie, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami, w tym udokumentowanie zgłoszonych sprzeciwów wobec przetwarzania danych osobowych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; art. 17 ust. 3 lit. e RODO – prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Administratora |
okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikający z przepisów prawa |
4.2. Formularze kontaktowe oraz inne kanały kontaktu
Dotyczy osób fizycznych, które zadały pytanie, złożyły zgłoszenie lub przekazały dane kontaktowe za pośrednictwem strony internetowej, poczty elektronicznej, telefonu lub mediów społecznościowych Chillberry.
| Cel przetwarzania danych osobowych | Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych | Okres przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| kontakt w związku z pytaniem lub zgłoszeniem złożonym za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie internetowej | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora w postaci komunikacji z użytkownikami strony internetowej | okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na pytanie lub zgłoszenie, jednak nie dłużej niż do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych |
| prowadzenie komunikacji handlowej i marketingowej dotyczącej produktów oraz oferty Chillberry, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na utrzymywaniu kontaktu z klientami, kontrahentami i osobami zainteresowanymi ofertą lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, jeżeli jest wymagana | okres niezbędny do osiągnięcia celu, jednak nie dłużej niż do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w tym celu, a po tym czasie dane mogą być przetwarzane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń na podstawie art. 17 ust. 3 lit. e RODO |
| ustalenie, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami, w tym udokumentowanie zgłoszonych sprzeciwów wobec przetwarzania danych osobowych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; art. 17 ust. 3 lit. e RODO – prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Administratora |
okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikający z przepisów prawa |
4.3. Umowy, zamówienia, sprzedaż, dostawy i współpraca handlowa
Dotyczy osób fizycznych, klientów, kontrahentów, przedstawicieli kontrahentów oraz osób kontaktowych, których dane są przetwarzane w związku z ofertowaniem, realizacją zamówień, dostawą produktów, rozliczeniami, reklamacjami lub obsługą posprzedażową.
| Cel przetwarzania danych osobowych | Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych | Okres przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| przygotowanie oferty, zawarcie i wykonanie umowy, realizacja zamówienia, dostawa produktów, obsługa płatności, reklamacji i kontaktu posprzedażowego | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne, w tym podatkowe i rachunkowe; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora |
okres niezbędny do realizacji umowy lub zamówienia, a następnie okres wymagany przepisami prawa albo okres przedawnienia ewentualnych roszczeń |
| ustalenie, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami, w tym udokumentowanie zgłoszonych sprzeciwów wobec przetwarzania danych osobowych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; art. 17 ust. 3 lit. e RODO – prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Administratora |
okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikający z przepisów prawa |
4.4. Reklamacje produktów
Dotyczy osób zgłaszających reklamację produktu. W formularzu reklamacyjnym Administrator może wymagać danych niezbędnych do weryfikacji zgłoszenia, w tym danych kontaktowych, informacji o produkcie, numerze partii oraz fotografii dokumentujących wadę produktu, front opakowania i tył opakowania z widocznym numerem partii. Reklamacje można kierować również na adres reklamacje@chillberry.pl.
| Cel przetwarzania danych osobowych | Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych | Okres przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| przyjęcie, weryfikacja i rozpatrzenie reklamacji, kontakt w sprawie reklamacji oraz ewentualna realizacja wymiany produktu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań związanych z reklamacją; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zgłoszeń, dochodzeniu i obronie roszczeń; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne, jeżeli mają zastosowanie |
przez czas niezbędny do obsługi reklamacji, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń oraz okres przechowywania dokumentacji wymagany przepisami prawa, jeżeli powstanie dokumentacja księgowa lub rozliczeniowa |
4.5. Formularz B2B i współpraca biznesowa
Dotyczy klientów biznesowych, kontrahentów, potencjalnych kontrahentów, przedstawicieli kontrahentów oraz osób kontaktowych, które przekazują dane w celu zadania pytania biznesowego, uzyskania oferty, rozpoczęcia negocjacji, zawarcia lub wykonania umowy ze Spółką.
| Cel przetwarzania danych osobowych | Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych | Okres przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| obsługa zapytania B2B, przygotowanie oferty, prowadzenie negocjacji, nawiązanie i prowadzenie współpracy handlowej | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu bieżącego kontaktu biznesowego oraz dochodzeniu i obronie roszczeń |
do zawarcia lub realizacji umowy, do skutecznego sprzeciwu w zakresie przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń |
4.6. Płatności, rozliczenia i dokumentacja księgowa
Dotyczy osób fizycznych, klientów i kontrahentów dokonujących płatności, otrzymujących faktury lub inne dokumenty księgowe oraz osób kontaktowych wskazanych w celu obsługi rozliczeń.
| Cel przetwarzania danych osobowych | Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych | Okres przetwarzania danych osobowych |
|---|---|---|
| obsługa płatności, rozliczeń, faktur, rachunków oraz dokumentacji księgowej związanej ze sprzedażą i współpracą handlową | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | okres realizacji rozliczenia, a następnie okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa |
| kontaktowanie się z klientami i kontrahentami w celu obsługi płatności, wyjaśnień księgowych, reklamacji lub zapytań dotyczących zamówień | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | okres niezbędny do obsługi płatności, wyjaśnień księgowych, reklamacji lub zapytań dotyczących zamówień, a następnie okres przedawnienia ewentualnych roszczeń |
| prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz innymi przepisami szczególnymi | okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa |
| dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami z tytułu zawartej umowy, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Administratora | art. 6 ust. 1 lit. f RODO; art. 17 ust. 3 lit. e RODO |
okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikający z przepisów prawa |
4.7. Korzystanie ze strony internetowej, pliki cookies i podobne technologie
Dla wygody użytkowników strona internetowa www.chillberry.pl używa plików cookies w celach zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej oraz jej podstawowych funkcji, zapamiętywania ustawień i preferencji użytkownika, prowadzenia statystyk i analizy sposobu korzystania ze strony, ulepszania strony internetowej, jej treści oraz funkcjonalności, a także prowadzenia działań marketingowych i pomiaru ich skuteczności, jeżeli znajdują zastosowanie odpowiednie podstawy prawne.
Strona internetowa może korzystać z usług podmiotów trzecich, w szczególności dostawców narzędzi analitycznych, marketingowych, hostingowych, bezpieczeństwa, formularzy kontaktowych lub osadzonych treści. Administrator nie zawsze ma wpływ na zakres informacji zbieranych przez te podmioty w związku z korzystaniem z ich usług.
W związku z korzystaniem ze strony mogą być przetwarzane w szczególności dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, ustawieniach użytkownika, dacie i czasie wizyty, odwiedzonych podstronach oraz sposobie korzystania ze strony.
Podstawą prawną przetwarzania danych za pomocą cookies niezbędnych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu działania, bezpieczeństwa i prawidłowej obsługi strony internetowej. W przypadku cookies analitycznych, statystycznych, marketingowych lub reklamowych podstawą przetwarzania jest zgoda użytkownika, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Cookies mogą mieć charakter sesyjny, czyli być przechowywane do czasu opuszczenia strony internetowej lub zamknięcia przeglądarki, albo trwały, czyli być przechowywane przez czas wynikający z ustawień danego pliku cookies, konfiguracji narzędzia albo do czasu ich usunięcia przez użytkownika. Szczegółowy czas przechowywania poszczególnych cookies może wynikać z ustawień narzędzia zarządzania zgodami, ustawień przeglądarki lub dokumentacji dostawcy danego narzędzia.
Zgoda może zostać w każdym czasie cofnięta poprzez zmianę ustawień cookies w narzędziu zarządzania zgodami lub w ustawieniach przeglądarki, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
5. Uprawnienia przysługujące w związku z przetwarzaniem danych
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Chillberry przysługuje:
- prawo dostępu do danych osobowych na podstawie art. 15 RODO,
- prawo do sprostowania danych osobowych na podstawie art. 16 RODO,
- prawo do żądania usunięcia danych w przypadkach określonych w art. 17 ust. 1 RODO, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w art. 17 ust. 3 RODO,
- prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w art. 18 RODO,
- prawo do przenoszenia danych w przypadkach określonych w art. 20 RODO,
- prawo do wycofania zgody w dowolnej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
- prawo do wniesienia sprzeciwu w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Chillberry,
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
W celu skorzystania z któregokolwiek z powyższych uprawnień można skontaktować się z Chillberry za pomocą adresu e-mail: hello@chillberry.pl lub drogą pocztową: CHILLBERRY sp. z o.o., Rogoźnica-Kolonia 2A, 21-560 Międzyrzec Podlaski, z dopiskiem dane osobowe.
6. Podejmowanie zautomatyzowanych decyzji
Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania wobec osób, których dane dotyczą, decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Ewentualne działania analityczne lub podstawowe profilowanie materiałów marketingowych nie wywołują skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie nie wpływają na osoby, których dane dotyczą.
7. Udostępnianie danych osobowych i odbiorcy danych
Chillberry stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby dane osobowe były bezpieczne, w tym zabezpiecza je przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem. Dane osobowe są przekazywane innym podmiotom wyłącznie wtedy, gdy zezwalają na to przepisy prawa. W takim przypadku w umowach przewidywane są postanowienia i mechanizmy bezpieczeństwa w celu ochrony danych oraz zachowania standardów w zakresie poufności i bezpieczeństwa.
Dostęp do danych osobowych mogą mieć:
- pracownicy, współpracownicy oraz osoby działające z upoważnienia Chillberry, którym dane są niezbędne do wykonania powierzonych zadań,
- dostawcy usług IT, hostingu, utrzymania i rozwoju serwisu internetowego oraz obsługi poczty elektronicznej,
- dostawcy narzędzi analitycznych, marketingowych, newsletterowych, formularzy kontaktowych i systemów zarządzania zgodami, jeżeli są wykorzystywane przez Spółkę,
- podmioty świadczące usługi wysyłkowe, logistyczne, fulfillment, magazynowe lub obsługę reklamacji na rzecz Administratora jako podmioty przetwarzające w rozumieniu art. 28 RODO,
- przewoźnicy, spedytorzy i brokerzy kurierscy w zakresie niezbędnym do realizacji dostawy, w tym dostawy produktu w ramach uznanej reklamacji,
- podmioty obsługujące płatności elektroniczne lub płatności kartą w zakresie niezbędnym do obsługi płatności,
- doradcy prawni, księgowi, podatkowi, audytorzy, podmioty windykacyjne oraz inne podmioty świadczące usługi doradcze w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności, rozliczeń, obsługi roszczeń lub wypełnienia obowiązków prawnych.
8. Reklamacje i przekazywanie danych podmiotom przetwarzającym
W celu przyjęcia, weryfikacji i obsługi reklamacji Administrator może przekazać dane osoby składającej reklamację, w tym dane kontaktowe, adresowe, informacje o produkcie oraz dokumentację fotograficzną, podmiotowi przetwarzającemu świadczącemu na rzecz Administratora usługi wysyłkowe, logistyczne, fulfillment, magazynowe lub obsługi reklamacji.
Przekazanie następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia oraz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, zgodnie z art. 28 RODO.
Jeżeli reklamacja zostanie uwzględniona i konieczna będzie wymiana produktu, podmiot przetwarzający odpowiedzialny za wysyłkę, logistykę lub fulfillment może nadać nowy towar bezpośrednio do klienta zgłaszającego reklamację, wykorzystując w tym celu wyłącznie dane adresowe i kontaktowe niezbędne do doręczenia przesyłki. W zakresie samego doręczenia dane mogą zostać przekazane przewoźnikowi, spedytorowi lub brokerowi kurierskiemu jako odbiorcy danych w zakresie koniecznym do realizacji dostawy.
9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Chillberry może przekazywać dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie wtedy, gdy jest to zgodne z przepisami RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innych właściwych mechanizmów prawnych.
10. Zmiany niniejszej Polityki prywatności
Mając na uwadze zasadę przejrzystości, Chillberry będzie regularnie dokonywać przeglądu i aktualizacji niniejszej Polityki prywatności poprzez opublikowanie jej nowej wersji na swojej stronie internetowej.
